Az új Dokumentumtár általános jellemzői:

1. Adattárolás

A dokumentumtár feladata a feltöltött fájlok tárolása, csoportmunka során a felhasználókkal történő megosztása. Bármilyen formátumú adat feltölthető. A dokumentumok mappákba szervezhetők, így a logikailag összetartozó fájlok egymás mellett tarthatók. A beépített verziókövető rendszernek köszönhetően az állományok korábbi változatai is elérhetőek. A feltöltött dokumentumok többféle szempontrendszer szerint is visszakereshetők.

2. Alapműveletek (jogosultság függvényében)

• Mappa/almappa létrehozás, átnevezése, törlése;
• Fájlfeltöltés, átnevezés, törlés (megfelelő joggal);
• Sorrend (pl. név szerint vagy idő szerint), Szűrés, Keresés funkciók.
• Egyedi és csoportos fájl másolás/mozgatás "drag and drop" (húzd és ejtsd) a mappák között;
• Fájl megnyitás / letöltés;
• Fájok listázása, navigáció (fájlnév, fájl típus, felöltés módosítás dátuma, méret, cimke);

3. Jogosultságkezelés

A dokumentumtár mappáihoz jogosultságok rendelhetők, így korlátozva a mappa tartalmához való hozzáférést a felhasználók között. A rendszerben szereplő jogosultsági csoportokra hozhatóak létre és ezekre a csoportokra külön beállítható, hogy az adott körhöz tartozó felhasználók rendelkezzenek írási-, olvasási- illetve törlési joggal. A jogosultsági körökhöz tartozó felhasználók listáját az adminisztrátorok bármikor szerkeszthetik, illetve új köröket is létrehozhatnak.

4. Párhuzamos feltöltés

A fájlfeltöltés során címkéket rendelhetünk az állományokhoz. Ezek a címkék bármikor módosíthatóak, szerepük a visszakeresés során van. Egy utasítással több fájl feltöltését is el lehet indítani, ekkor a feltöltések párhuzamosan zajlanak, így spórolva meg némi időt és energiát.

5. Fa struktúra

A dokumentumtáron belüli navigáció megkönnyítéséért felelős fastruktúrát a bal oldalon láthatjuk. Az itt kijelölt mappa tartalma listázódik ki az ablak közepén. A „Mozaik nézet” gombra kattintva az aktuális mappa képei rajzolódnak ki.

6. Verziókezelés

A fájlok listanézetében az állományok neve, kiterjesztése, mérete, utolsó módosítás dátuma és címkéi is láthatók. Mindegyik fájlhoz feltölthetők új verziók. Ekkor a dokumentum felülírása helyett új változatként tárolja el a rendszer, lehetővé téve, hogy a régebbi verziók is elérhetőek legyenek. Ennek köszönhetően a dokumentumokon végrehajtott változtatások végigkövethetőek, ugyanis a rendszer eltárolja a módosítások időpontját, és a módosító nevét is.

7. Megosztás

A fájlok „megoszthatók”. Ekkor a rendszer lehetővé teszi, hogy egy, a dokumentumtáron kívüli linken hozzáférhető legyen a megosztott állomány. Beállítható, hogy a link milyen időintervallumon belül legyen elérhető a rendszeren kívüli dolgozók számára. A dokumentumtárban szintén megtekinthető, hogy mikor, és hányan töltötték le a megosztott fájlokat a külső hivatkozás segítségével.

8. Feliratkozás

A dokumentumtár egyes mappáira feliratkozhatnak a felhasználók. Ebben az esetben minden mappát érő változtatásról e-mailben kapnak értesítést, a fiókjukhoz rendelt címre. Ezek a feliratkozások később bármikor visszavonhatóak. Az adminisztrátorok a feliratkozottak listáját szabadon szerkeszthetik.

9. Keresés

A feltöltött fájlok gyors visszakeresését a dokumentumtár különféle keresési feltételek megadásával teszi lehetővé. Meg lehet adni a fájlokhoz rendelt címkéket, illetve lehet szűrni a feltöltés időpontjának megadásával is. A keresés eredményeként kilistázott fájlok ezután közvetlenül letölthetők, de elérési útvonaluk is megtekinthető.

10. Naplózás

A rendszer naplózza, hogy ki (adott felhasználó) és mikor ill. milyen fájlt töltött fel ill. töltött le. Ezáltal követhető és ellenőrizhető az összes fájlal kapcsolatos fájl művelet.