Tanusított iratkezelő közintézményeknek

settings48.png

A Pannon Set Kft. által fejlesztett iktató és ügyiratkezelő rendszer a hazai intézményi és vállalati ügyfelek igényeihez illeszkedik és teljes körű iratkezelési funkcionalitást biztosít. Az Iratkezelő Rendszer alkalmazkodik a vállalat informatikai struktúrához, aminek részeként a felhasználók webes felületen, böngésző segítségével végezhetik el iratkezelési feladataikat. A rendszer funkcionális felépítése teljes mértékben követi a törvényileg előírt dokumentumkezelési szabályokat, de nem merül ki az érkeztetés, iktatás és irattározás folyamatában. A rendszer képes iktatási folyamatok vezérlésére, határidők figyelésére és teljes körű naplózásra valamint több érkeztető és iktatókönyv együttes kezelésére is. Rugalmasan bővíthető moduláris rendszerünk felépítése a következő:

#

Érkeztetés, Bontás

opened29.pngKülső vagy belső kézbesítőn keresztül érkező, valamint elektronikusan informatikai úton érkező (pl. e-mail) küldeményeket a törvényi előírásnak megfelelően központi vagy elosztott iktatóban érkeztetni kell. Az érkeztető modulban az arra jogosult felhasználó kitölti az érkeztetési és bontási adatokat, majd lehetősége van az iratokat digitalizálni és csatolni. Ezután Iratkezelő Rendszer minden küldeményt egyedi, elektronikusan generált érkeztetési azonosítóval lát el automatikusan, ami alapján azonosítható lesz az érkeztető könyvben.

Iktatás

save31.png

A beérkezett iratnak minősített küldeményeket és a kimenő iratokat (az előírásoknak megfelelően) az iktató modulban iktatni kell. Az Iratkezelő Rendszer minden küldeményt egyedi, elektronikusan generált iktatószámmal lát el automatikusan, ami alapján azonosítható lesz az iktató könyvben. Az rendszer főszám-alszámos iktatási módot használ. A főszám jelenti az ügyirat iktatási sorszámát az alszám pedig az irat sorszámát az ügyiraton belül. Az iktatást úgy kell végrehajtani, hogy az rendszerben szereplő adatokat, információkat az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen felhasználni. Az iktatással az ügyintézés folyamata és az iratok pontosan követhetőek, ellenőrizhetőek; státuszuk és helyzetük pedig naprakészen megállapítható.

 Szignálás, Ügyintézés

sign20.png

Az ügyintézés folyamata az irat szignálásával kezdődik a szignálás/ügyintézés modulban (Itt lehetőség van elő és utószignálásra is). A szignálásra jogosult vezető elektronikus úton kijelöli az ügyintézőt, majd meghatározza az ügyintézés határidejét, valamint lehetősége van szöveges kezelési utasítások megadására. A kiszignált feladatok átvétele, elintézettsége rendszerszinten, monitorizálható, lekérdezhető.

Kiadmányozás, irattározás

servers1.png

A kimenő iratokat minden esetben vezetői aláírással kell ellátni, amit a rendszerben elektronikus úton tudunk elvégezni a kiadmányozás modulban. Az ügyintézés folyamata az irattározás modulban fejeződik be, ahol a lezárt ügyiratot irattárba kell helyezni (a hozzá tartozó összes irattal). Az irattárban az iratok kölcsönzését, selejtezését, levéltárba adását lehet elvégezni. A rendszerben beállítható az ügyiratok irattári tételszáma és kezelésükkel kapcsolatos feljegyzések, határidők.

Iratok keresése

search102.png

Az Iratkezelő Rendszerben az összes ügyirathoz, irathoz, küldeményhez tartozó beviteli mezőre lehet keresni. Minden felhasználónak jogosultsági szintjének megfelelően személyre szabhatóak és menthetők a keresési feltételei. Globális szinten az adminisztrátor joggal rendelkező felhasználó tud keresni a rendszerben.


Dokumentumtár

hardware1.png

Az Iratkezelő Rendszer dokumentumtár moduljában lehetőség van az intézményi és vállalati ügyfelek működése során keletkező iratok, dokumentumok kezelésére. A papír alapú iratok digitalizálásán túl a rendszer képes strukturált adatkezelésre, ami teljes mértékben lekezeli az intézményi és vállalati folyamatokat, kiválthatja a papír alapú adattárolást és rendszerezést. Előnye a gyors visszakereshetőség és a jogosultság szinttől függő azonnali információ megosztás.

Riportok, lekérdezések

monitor7.png

Lehetőség van a rendszerben működő folyamatok napi, heti és havi riportjainak elkészítésére, amik automatikusan megjeleníthetőek a bejelentkezési oldalon az arra jogosult személyeknek. A rendszer a következő lehetőségeket biztosítja lekérdezések és statisztikák előállítására (akár beviteli mező szinten is):

  • Érkeztető könyvekben keresés
  • Iktatókönyvekben keresés
  • Irattárban keresés
  • Ügyintézők szerinti keresés
  • Folyamatban lévő vagy lezárt ügyiratok szerinti keresés
  • Keresések exportálása Excel formátumba
  • Rendszernaplók exportálása Excel formátumba

Jogosultságkezelés, testreszabhatóság

arrows1.png

Az Iratkezelő rendszer teljes mértékben támogatja a Microsoft Windows környezetben használatos Active Directory szolgáltatást, ami megkönnyíti az intézményi és vállalati rendszerekben kialakított felhasználói jogosultságkezelést és autentikációt. A rendszer lehetővé teszi, hogy minden felhasználó számára pontosan beállítható legyen a munkája elvégzéséhez szükséges jogosultság. Megadhatjuk, hogy a rendszer mely menüpontjai jelenjenek meg egy adott felhasználó számára, emellett érkeztető,- illetve iktatókönyvenként is be tudjuk állítani, hogy hol rendelkezzen írási és olvasási joggal. A rendszerben paraméterezhető, hogy az űrlapokon melyik mező tartalma legyen olvasható illetve módosítható.

A rendszerben minden listanézet felhasználónként testre szabható és elmenthető. Meg lehet változtatni felhasználónként az oszlopok láthatóságát, sorrendjét, szélességét és a rendezés szempontjait is. Minden listanézet megjelenített tartalma exportálható Excel formátumba.

Szakprogramokból,
szakrendszerekből érkező iratok kezelése

business139.png

Az Iratkezelő Rendszer speciális web interfészen keresztül képes kommunikálni intézményi és vállalati szakprogramokkal, szakrendszerekkel. Az iratok (adatok) fogadása és küldése automatikusan, külső beavatkozás nélkül történik előre meghatározott paraméterek alapján, így nem igényel felhasználói beavatkozást. A szakrendszerekből érkező iratok automatikusan generált érkeztető és iktató számot kapnak és igény szerint az iratok digitális változata is belekerül az ügyiratba.