Mit ír elő a 3/2018. (II. 21.) BM rendelet az iratkezelő szoftverre?

Kire vonatkozik a rendelet?

A rendelet 1. §-a szerint hatálya a közfeladatot ellátó szervekre, valamint a szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek tanúsító tevékenységére terjed ki. A 2. § eltérő szabályokat ad többek között a minősített adatokat kezelő szoftverekre és a bíróságokra, és kiterjeszti a rendeletet az iratnyilvántartási funkciót ellátó szakrendszerekre is.

Milyen iratkezelési szoftvert alkalmazhat egy közfeladatot ellátó szerv?

A köziratokról szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) 9. § (2) bekezdése szerint elektronikus iratkezelés esetén a közfeladatot ellátó szerv kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely a jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel, és tanúsítvánnyal rendelkezik. A 9. § (3) bekezdése szerint ennek biztosításáért a szerv vezetője felelős.

A rendelet 3. § 15. pontja szerint használható minősítésű az az iratkezelési szoftver, amely a 2. mellékletben szereplő követelményrendszer szerint legalább 60 pontot ér el, és tanúsítással rendelkezik.

Milyen követelményeket támaszt a rendelet?

A rendelet részletes rendelkezései a következő követelménycsoportokat tartalmazzák:

• Általános követelmények (4. §)
• Érkeztetés (5. §) és iktatás (6. §)
• Iratok kezelése, ezen belül szignálás, kiadmányozás, összerendelés és keresés (7–13. §)
• Folyamattámogatás (14. §) és hitelesítés (15. §)
• Irattári feladatok (16–19. §)
• Biztonsági követelmények (20–22. §)
• Alkalmazásgazdai feladatok (23–25. §)
• Adatmentés, archiválás és naplózás (26–27. §)
• Adatkapcsolat más informatikai rendszerekkel (28–36. §)
• Műszaki követelmények (37–39. §)

Az 1. melléklet sorolja fel az egyes lépésekhez rögzítendő metaadatokat: átvétel, bontás, érkeztetés, iktatás, kiadmányozás, expediálás, irattári kezelés, selejtezés és levéltárba adás, érkeztető- és iktatókönyvek, kézbesítési nyugta, irattári terv, naplózás, iratpéldány, ügyirat és a migrálandó metaadatok. A 2. melléklet a pontozott követelményrendszer, a használható minősítéshez legalább 60 pont kell.

Mi a teendő, ha lejár a jelenlegi szoftver tanúsítványa?

• A 41. § (1) bekezdése szerint az érvényes tanúsítvánnyal rendelkező, a szerv használatában lévő szoftver a tanúsítvány érvényességi idejének lejártáig alkalmazható.
• A 41. § (3) bekezdése szerint 2018. március 1. óta a szerv csak a rendelet előírásainak megfelelő, érvényes tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftvert vezethet be.
• A 4. § (6) bekezdése a migrálásról is rendelkezik: érvényes tanúsítvány nélküli szoftverből legalább az 1. melléklet XV. pontjában felsorolt metaadatokat át kell venni.

Érdemes ezért időben ellenőrizni, meddig érvényes a jelenlegi rendszer tanúsítványa, és a váltást az adatmigrációval együtt megtervezni.

Hogyan felel meg a PS DMS?

A PS DMS 2.15 iratkezelési szoftver a VantaSec Kft. tanúsítványa szerint kielégíti a 3/2018. (II. 21.) BM rendelet követelményeit; a tanúsítvány 2029. június 26-ig érvényes. Az adatokat a tanúsítvány oldalán, a funkciókat az iratkezelő rendszer oldalán mutatjuk be.