Iratkezelő rendszer önkormányzatoknak és önkormányzati cégeknek

Miért kell tanúsított iratkezelő szoftver az önkormányzatnak?

Az önkormányzat közfeladatot ellátó szerv. A köziratokról szóló 1995. évi LXVI. törvény 9. § (2) bekezdése szerint elektronikus iratkezelés esetén kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely megfelel a jogszabályi követelményeknek, és tanúsítvánnyal rendelkezik. A követelményeket a 3/2018. (II. 21.) BM rendelet tartalmazza, és 2018. március 1. óta csak ilyen szoftver vezethető be.

A PS DMS 2.15 tanúsítványa 2029. június 26-ig érvényes. Részletek: a PS DMS tanúsítványa.

Referencia: Miskolci Önkormányzat

Felhasználók

több mint 400

Adatmigráció

8 milliós nagyságrend

Bevezetés

elsőként Miskolcon

A Miskolci Önkormányzatnál a jogszabályoknak megfelelő iktatórendszert 8 milliós nagyságrendű adatmigráció után vezettük be. A rendszer azóta több mint négyszáz felhasználó napi munkáját támogatja.

Költségvetési szerveknek és közfeladatot ellátó intézményeknek

A tanúsított szoftverre vonatkozó előírás nemcsak az önkormányzatokra, hanem minden közfeladatot ellátó szervre vonatkozik: költségvetési szervekre, hivatalokra és közintézményekre is. A PS DMS ezeknél a szervezeteknél ugyanazt adja, mint az önkormányzatoknál: tanúsított iktatást és iratkezelést, kapcsolatot az állami elektronikus szolgáltatásokkal, irattári tervet, selejtezést és levéltári átadást.

Az iktatásról az iktató program oldalon, a jogszabályi háttérről a 3/2018. BM rendeletről szóló cikkben írunk.

Önkormányzati cégek és intézmények

Önkormányzati tulajdonú cégek és városüzemeltetők is a PS DMS-t használják iratkezelésre, például:

• Miskolc Holding Zrt.
• Miskolci Hőszolgáltató Kft.
• MVK Zrt.
• Miskolci Városgazda Nonprofit Kft.
• Terézvárosi Városgondnokság Nonprofit Kft.

A teljes lista a referenciák oldalon található.

Amit a rendszer az önkormányzati iratkezelésben ad

• A hivatali kapun és a cégkapun érkező küldemények automatikus letöltése és érkeztetése.
• Kapcsolat az állami szolgáltatásokkal: Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás, Központi Kormányzati Szolgáltatás Busz, Rendelkezési és Összerendezési Nyilvántartás, hiteles papíralapú irattá alakítás.
• Többszintű szignálás a szervezeti hierarchia szerint, például főosztályvezető, osztályvezető, ügyintéző, határidőkkel.
• Szervezeti egységenként külön, évente megnyitott iktatókönyvek, évzárással.
• Irattári terv fa szerkezetben, átmeneti és központi irattár, selejtezés és levéltári átadás SIP formátumban.
• Hatósági statisztika rögzítése a statisztikára kötelezett iratoknál.
• Mezőszintű jogosultságok és megváltoztathatatlan eseménynapló.

Az irat útját lépésről lépésre az iratkezelő rendszer oldalán mutatjuk be.

Bevezetés és adatmigráció

A bevezetést a szervezeti felépítés, az iktatási struktúra és az irattári terv feltöltésével kezdjük, a rendszert pedig az iratkezelési szabályzathoz igazítjuk. A korábbi rendszer adatai átvehetők; Miskolcon 8 milliós nagyságrendű adatállományt migráltunk. A modulok több szakaszban, egyenként is bevezethetők.