Elektronikus iratkezelő rendszer és iktatóprogram – tanúsítva
- Tanúsítva a 3/2018. (II. 21.) BM rendelet szerint
- Felhasználóbarát, böngészőből elérhető felület
- Átlátható működés
Iratkezelés 2027
Új helyzet, új döntések az iktatásban. Hogyan válasszon iktatórendszert?
Számos intézmény keresi most a választ arra, hogy érdemes-e megtartani a jelenlegi iratkezelő szoftvert, vagy eljött az idő a cserére. Összegyűjtöttük a legfontosabb jogi, szakmai és költséghatékonysági szempontokat, amelyek segítenek a megalapozott döntésben.
ÉrdekelTanúsított iratkezelő szoftver a 3/2018. (II. 21.) BM rendelet szerint
A PS DMS 2.15 iratkezelési szoftver kielégíti a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet követelményeit. A terméket a VantaSec Kft. értékelte a CERT-ISZ01 tanúsítási program szerint.
- Tanúsító szervezet
- VantaSec Kft.
- Tanúsított termék
- PS DMS iratkezelési szoftver, 2.15-ös verzió
- Regisztrációs szám
- 20-00910/26-00362
- Érvényesség
- 2026. június 26. – 2029. június 26.
Tanúsított kapcsolódás az állami elektronikus szolgáltatásokhoz
- Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás (NISZ-BKSZ)
- Rendelkezési Nyilvántartás (RNY)
- Összerendezési Nyilvántartás (ÖNY) igénylőlap
- Központi Kormányzati Szolgáltatás Busz (KKSZB)
- Időszaki értesítés (RÉR)
- Elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakítása (KEÜSZ)
- Elektronikus iratok levéltári átadása (SIP formátum)
DMS – Dokumentumkezelő rendszer – a fő jellemzők
A PS DMS (Document Management System) dokumentumkezelő rendszer a dokumentumok hatékony digitális kezelését, tárolását és visszakeresését biztosítja. A következő jellemzőkkel rendelkezik:
A PS DMS rendszer biztonságos, központi digitális tárhelyet biztosít, ahol az összes dokumentum elektronikusan tárolható, így kiküszöböli a papíralapú tárolás hátrányait, például a helyigényt, a sérülésveszélyt és a nehézkes keresést.
A rendszer részletesen nyomon követi a dokumentumok változásait, így mindig elérhető a legfrissebb verzió, valamint a korábbi verziók is. Minden dokumentumhoz kapcsolódó tevékenység naplózásra kerül, ami biztosítja az auditálhatóságot és a nyomon követhetőséget.
A PS DMS rendszer fejlett keresési funkciókkal rendelkezik, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok gyors és pontos visszakeresését. A keresés történhet kulcsszavak, metaadatok (pl. szerző, dátum, téma) vagy akár a dokumentumok tartalma alapján is.
A rendszer részletes hozzáférési jogosultságok beállítását teszi lehetővé, így szabályozható, hogy ki milyen tartalmakhoz férhet hozzá. A titkosítás és a további biztonsági intézkedések az adatok védelmét szolgálják.
A PS DMS rendszer támogatja a dokumentumokhoz kapcsolódó munkafolyamatok automatizálását, például az érkeztetés, iktatás, szignálás, jóváhagyási folyamatokat. Ez csökkenti az adminisztratív terheket, felgyorsítja a folyamatokat és növeli a hatékonyságot.
A rendszer integrálható intézményi szakrendszerekkel, például az ÜPR-rel (Ügyfélportál Rendszer) vagy más szakrendszerekkel. Ez szorosabb kapcsolatot teremt a dokumentumok és az üzleti adatok között.
A PS DMS rendszer a törvényi rendelkezések figyelembevételével testre szabható a szervezetek egyedi igényeihez és munkafolyamataihoz, így a rendszer a szervezet működéséhez igazodik.
A riport modul az iratkezelés adatainak gyűjtését, elemzését és megjelenítését támogatja: szűrés és csoportosítás, táblázatok és grafikonok, riportok exportálása, ütemezett futtatás és kézbesítés e-mailben.
PS DMS Irat- és Dokumentumkezelő Rendszer
Érkeztetés
A PS DMS rendszer a beérkező dokumentumok széles skáláját kezeli, legyen az posta, e-mail, fax, vagy elektronikus csatorna (hivatali kapu, cégkapu). A rendszer a dokumentum típusától függően optimalizálja az érkeztetési folyamatot:
Automatizált érkeztetés:
• Elektronikus csatornákon keresztül érkező küldemények esetén a rendszer képes az automatikus érkeztetésre, a hivatali kapun és cégkapun érkező dokumentumok letöltése automatizált.
Manuális érkeztetés:
• Postai küldemények esetén a rendszer támogatja a postabontás regisztrálását, a címzési adatok tárolását, valamint a postai azonosítók rögzítését.
Egyedi azonosítás:
• Minden beérkező dokumentumhoz automatikusan egyedi érkeztetési sorszámot generál a rendszer, biztosítva a könnyű azonosíthatóságot.
Jogszabályi megfelelőség:
• Az érkeztetés az adott évre vonatkozó érkeztetőkönyvekbe történik, a jogszabályi előírásoknak megfelelően.
Iktatás
A PS DMS rendszerben az iktatás kulcsfontosságú a dokumentumok könnyű visszakereshetőségéhez és nyomon követhetőségéhez. A rendszer egyesíti a belső és külső, elektronikus és papíralapú iratokat, valamint a különböző iratpéldányokat.
Rugalmas iktatás:
• Hierarchikus (fő- és alszámos), témaszámos vagy ügytípusos iktatás.
• Hozzáférés alapú, nem birtokolt ügyirat alszámos iktatás.
Integráció:
• Szabványos interfész a szakrendszerekkel való automatikus iktatáshoz.
Ügyiratok és ügykezelés
A PS DMS rendszerben az iktatott iratok ügyiratokba rendezhetők, amelyekhez feladatok és munkafolyamatok kapcsolhatók.
Ügyiratkezelés:
• Egy ügyirathoz tetszőleges számú irat rendelhető, csoportos műveletekkel.
• Az ügyiratok hierarchikus ügykörökbe sorolhatók a könnyebb áttekintés érdekében.
• Az ügykezelés külön nézetekben tekinthető meg és szerkeszthető.
Postakezelés
A PS DMS átfogó megoldást kínál az iratok nyomon követésére, legyen szó szervezeten belüli vagy kívüli mozgásról.
Belső iratmozgás:
• Az iratok szervezeti egységek közötti átadása dokumentáltan, elektronikusan és papíralapon is rögzíthető.
• Az átadott tételek személyre vagy szervezeti egységre szűrve listázhatók.
Munkafolyamat-kezelés (workflow)
A PS DMS rendszerben az ügyiratokhoz munkafolyamatok rendelhetők, melyek automatizálják és nyomon követik az ügyintézést.
Automatizált ügyintézés:
• Egyedi riportok a folyamatokról és terheltségről.
• Komplex, szignálásokkal vezérelt munkafolyamatok.
• Feladatkiosztás személyre vagy csoportra.
Feladatkezelés
A PS DMS rendszerben az egyszerű, egyedi feladatokhoz külön felület áll rendelkezésre, ahol a jogosult munkatársak feladatokat oszthatnak ki.
Feladatkiosztás:
• Iktatott irathoz vagy dokumentumhoz rendelhető feladatok.
• Feladatvégző kiválasztása listából.
• Szöveges feladatleírás.
Dokumentumkezelés
A PS DMS rendszerben az elektronikus dokumentumok kezelése egyszerű és biztonságos.
Felhasználóbarát felület:
• Dokumentumok feltöltése drag and drop módszerrel vagy adatok kiválasztásával.
Szerződéskezelés
A PS DMS rendszerben a szerződések hatékonyan rendszerezhetők és kezelhetők.
Szerződés-nyilvántartás:
• Szerződésekhez iratok rendelése.
• Számos adat rögzítése (típus, érvényesség, dátum, érték, állapot, megszüntetés oka).
Kinek ajánljuk a PS DMS iratkezelő rendszert?
- Önkormányzatoknak és polgármesteri hivataloknak: a Miskolci Önkormányzatnál több mint négyszáz felhasználó dolgozik a rendszerben.
- Költségvetési szerveknek és más közfeladatot ellátó intézményeknek, ahol tanúsított iratkezelési szoftvert kell alkalmazni.
- Egészségügyi, szociális és közműszolgáltató intézményeknek, ahol nagy mennyiségű beérkező és kimenő iratot kell nyilvántartani.
- Vállalatoknak, kis- és nagyvállalatoknak, amelyek dokumentumkezelő szoftverrel váltanák ki a papíralapú ügyvitelt.
Miért a PS DMS iratkezelő rendszert válassza?
Egyedi, korszerű PS DMS iratkezelést biztosítunk, a 21. századi követelményeknek megfelelően.
Ügyfélközpontú bevezetést biztosítunk, és segítünk a hardver- és szoftverinfrastruktúra tervezésében is.
Tapasztalt szakértőink személyre szabott oktatással, folyamatos fejlesztéssel és jogszabályi megfelelőséggel segítik a sikeres használatot.
Megszerzett tanúsítványaink
Elégedettsége a legfontosabb számunkra.
Gyakori kérdések az iratkezelő rendszerről
Mi a különbség az iktatóprogram és az elektronikus iratkezelő rendszer között?
Az iktatóprogram elsősorban nyilvántartja az iratokat: iktatószámot ad, és vezeti az iktatókönyvet. Az elektronikus iratkezelő rendszer az irat teljes útját kezeli az érkeztetéstől az iktatáson, a szignáláson, az ügyintézésen és a kiadmányozáson át a selejtezésig és a levéltárba adásig. A PS DMS ilyen teljes körű, tanúsított iratkezelő rendszer, amely a papíralapú és az elektronikus iratokat egy rendszerben kezeli.
Tanúsított iratkezelő szoftver a PS DMS?
Igen. A VantaSec Kft. tanúsítványa szerint a PS DMS 2.15 iratkezelési szoftver kielégíti a 3/2018. (II. 21.) BM rendelet követelményeit. A tanúsítvány regisztrációs száma 20-00910/26-00362, kiadásának napja 2026. június 26., és 2029. június 26-ig érvényes.
Milyen iratkezelő szoftvert alkalmazhat egy közfeladatot ellátó szerv?
A köziratokról szóló 1995. évi LXVI. törvény 9. § (2) bekezdése szerint elektronikus iratkezelés esetén a közfeladatot ellátó szerv kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely megfelel a jogszabályi követelményeknek, és tanúsítvánnyal rendelkezik. A követelményeket a 3/2018. (II. 21.) BM rendelet határozza meg. A PS DMS rendelkezik ilyen érvényes tanúsítvánnyal. Vállalatoknál nincs ilyen előírás, de a tanúsított rendszer számukra is szabályos, visszakereshető és naplózott iratkezelést biztosít.
Mely állami elektronikus szolgáltatásokhoz kapcsolódik a rendszer?
A tanúsítvány melléklete szerint a PS DMS megvalósítja a Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatást (NISZ-BKSZ), a Rendelkezési Nyilvántartás és az Összerendezési Nyilvántartás elérését, a Központi Kormányzati Szolgáltatás Buszt (KKSZB), az időszaki értesítést, az elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakítását (KEÜSZ) és az elektronikus iratok levéltári átadását SIP formátumban. A hivatali kapun és a cégkapun érkező küldeményeket a rendszer automatikusan letölti és érkezteti.
Kell-e telepíteni a dokumentumkezelő szoftvert?
Nem. A PS DMS böngészőből használható webes rendszer, a felhasználók gépére nem kell telepíteni. Windows, Linux és macOS alatt, a Mozilla Firefox vagy a Google Chrome aktuális verziójával működik.
Bevezethető-e a rendszer lépésenként?
Igen. A PS DMS moduláris felépítésű: a modulok több szakaszban, egyenként is bevezethetők, és szabványos interfészen a meglévő szakrendszerekhez illeszthetők. A rendszert az adott intézmény igényeihez és működéséhez igazítjuk.
Hogyan kérhetek bemutatót vagy árajánlatot?
Írjon nekünk a kapcsolatfelvételi űrlapon, vagy hívjon a +36 1/789-0575-ös telefonszámon. Bemutatjuk a rendszert, és az igényei alapján ajánlatot készítünk.