Papírmentes jövő, hatékonyabb jelen!
Az e-iratkezelés csökkenti a papírhasználatot, felgyorsítja az ügyintézést, növeli a hatékonyságot és javítja a dokumentumokhoz való hozzáférést.
Digitális iratok, gyorsabb ügyintézés!
A digitális iratok azonnali elérhetősége felgyorsítja az ügyintézést, lehetővé téve a dokumentumok gyors keresését, megosztását és feldolgozását, ami jelentősen növeli a hatékonyságot.
Bárhonnan, bármikor: digitális iratok kéznél!
Az e-iratkezelés jogosultságfüggően bárhonnan, bármikor hozzáférést biztosít a digitális iratokhoz, növelve a mobilitást és a rugalmasságot.
DMS - Tanúsított Iratkezelő Rendszer
A PS DMS (Document Management System) rendszer a dokumentumok hatékony digitális kezelését, tárolását és visszakeresését biztosító megoldás. A következő jellemzőkkel rendelkezik:
A PS DMS rendszer biztonságos, központi digitális tárhelyet biztosít, ahol az összes dokumentum elektronikusan tárolható, így kiküszöböli a papíralapú tárolás hátrányait, például a helyigényt, a sérülésveszélyt és a nehézkes keresést.
A rendszer részletesen nyomon követi a dokumentumok változásait, így mindig elérhető a legfrissebb verzió, valamint a korábbi verziók is. Minden dokumentumhoz kapcsolódó tevékenység naplózásra kerül, ami biztosítja az auditálhatóságot és a nyomon követhetőséget.
A PS DMS rendszer fejlett keresési funkciókkal rendelkezik, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok gyors és pontos visszakeresését. A keresés történhet kulcsszavak, metaadatok (pl. szerző, dátum, téma) vagy akár a dokumentumok tartalma alapján is.
A rendszer részletes hozzáférési jogosultságok beállítását teszi lehetővé, így szabályozható, hogy ki milyen tartalmakhoz férhet hozzá. A dokumentumok titkosítása és egyéb biztonsági intézkedések garantálják az adatok védelmét.
A PS DMS rendszer támogatja a dokumentumokhoz kapcsolódó munkafolyamatok automatizálását, például az érkeztetés, iktatás, szignálás, jóváhagyási folyamatokat. Ez csökkenti az adminisztratív terheket, felgyorsítja a folyamatokat és növeli a hatékonyságot.
A rendszer integrálható intézményi szakrendszerekkel, például az ÜPR-rel (Ügyfélportál Rendszer) vagy más szakrendszerekkel. Ez szorosabb kapcsolatot teremt a dokumentumok és az üzleti adatok között.
A PS DMS rendszer a törvényi rendelkezések figyelembevételével testre szabható a szervezetek egyedi igényeihez és munkafolyamataihoz. Ez biztosítja, hogy a rendszer tökéletesen illeszkedjen a felhasználók elvárásaihoz.
PS DMS Irat- és Dokumentumkezelő Rendszer
Érkeztetés
A PS DMS rendszer a beérkező dokumentumok széles skáláját kezeli, legyen az posta, e-mail, fax, vagy elektronikus csatorna (hivatali kapu, cégkapu). A rendszer a dokumentum típusától függően optimalizálja az érkeztetési folyamatot:
Automatizált érkeztetés:
• Elektronikus csatornákon keresztül érkező küldemények esetén a rendszer képes az automatikus érkeztetésre, a hivatali kapun és cégkapun érkező dokumentumok letöltése automatizált.
Manuális érkeztetés:
• Postai küldemények esetén a rendszer támogatja a postabontás regisztrálását, a címzési adatok tárolását, valamint a postai azonosítók rögzítését.
Egyedi azonosítás:
• Minden beérkező dokumentumhoz automatikusan egyedi érkeztetési sorszámot generál a rendszer, biztosítva a könnyű azonosíthatóságot.
Jogszabályi megfelelőség:
• Az érkeztetés az adott évre vonatkozó érkeztetőkönyvekbe történik, a jogszabályi előírásoknak megfelelően.
Iktatás
A PS DMS rendszerben az iktatás kulcsfontosságú a dokumentumok könnyű visszakereshetőségéhez és nyomon követhetőségéhez. A rendszer egyesíti a belső és külső, elektronikus és papíralapú iratokat, valamint a különböző iratpéldányokat.
Rugalmas iktatás:
• Hierarchikus (fő- és alszámos), témaszámos vagy ügytípusos iktatás.
• Hozzáférés alapú, nem birtokolt ügyirat alszámos iktatás.
Integráció:
• Szabványos interfész a szakrendszerekkel való automatikus iktatáshoz.
Ügyiratok és ügykezelés
A PS DMS rendszerben az iktatott iratok ügyiratokba rendezhetők, amelyekhez feladatok és munkafolyamatok kapcsolhatók.
Ügyiratkezelés:
• Egy ügyirathoz tetszőleges számú irat rendelhető, csoportos műveletekkel.
• Az ügyiratok hierarchikus ügykörökbe sorolhatók a könnyebb áttekintés érdekében.
• Az ügykezelés külön nézetekben tekinthető meg és szerkeszthető.
Postakezelés
A PS DMS átfogó megoldást kínál az iratok nyomon követésére, legyen szó szervezeten belüli vagy kívüli mozgásról.
Belső iratmozgás:
• Az iratok szervezeti egységek közötti átadása dokumentáltan, elektronikusan és papíralapon is rögzíthető.
• Az átadott tételek személyre vagy szervezeti egységre szűrve listázhatók.
Munkafolyamat-kezelés (workflow)
A PS DMS rendszerben az ügyiratokhoz munkafolyamatok rendelhetők, melyek automatizálják és nyomon követik az ügyintézést.
Automatizált ügyintézés:
• Egyedi riportok a folyamatokról és terheltségről.
• Komplex, szignálásokkal vezérelt munkafolyamatok.
• Feladatkiosztás személyre vagy csoportra.
Feladatkezelés
A PS DMS rendszerben az egyszerű, egyedi feladatokhoz külön felület áll rendelkezésre, ahol a jogosult munkatársak feladatokat oszthatnak ki.
Feladatkiosztás:
• Iktatott irathoz vagy dokumentumhoz rendelhető feladatok.
• Feladatvégző kiválasztása listából.
• Szöveges feladatleírás.
Dokumentumkezelés
A PS DMS rendszerben az elektronikus dokumentumok kezelése egyszerű és biztonságos.
Felhasználóbarát felület:
• Dokumentumok feltöltése drag and drop módszerrel vagy adatok kiválasztásával.
Szerződéskezelés
A PS DMS rendszerben a szerződések hatékonyan rendszerezhetők és kezelhetők.
Szerződés-nyilvántartás:
• Szerződésekhez iratok rendelése.
• Számos adat rögzítése (típus, érvényesség, dátum, érték, állapot, megszüntetés oka).
A DMS ideális megoldás:
- Állami és önkormányzati szerveknek.
- Vállalatoknak és intézményeknek.
- Minden olyan szervezetnek, ahol nagy mennyiségű iratot kell kezelni.
Válasszon minket, mert...
Egyedi, korszerű PS DMS iratkezelést biztosítunk, a 21. századi követelményeknek megfelelően.
Ügyfélközpontú bevezetést garantálunk, támogatva a hardver- és szoftverinfrastruktúra tervezését is.
Tapasztalt szakértőink személyre szabott oktatással, folyamatos fejlesztéssel és jogszabályi megfelelőséggel segítik a sikeres használatot.
Megszerzett tanúsítványaink
Elégedettsége a legfontosabb számunkra.