Iktató program intézményeknek és cégeknek – tanúsítva

Mit csinál egy iktató program?

Az iktatás az irat nyilvántartásba vétele iktatószámmal, az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven. Az iktató program ezt a nyilvántartást vezeti: iktatószámot ad, összekapcsolja az ugyanahhoz az ügyhöz tartozó iratokat, és visszakereshetővé teszi őket.

Iktatóprogram vagy iratkezelő rendszer?

Sokan iktatóprogramot keresnek, pedig a szervezetnek gyakran iratkezelő rendszerre van szüksége. A különbség:

• Az egyszerű iktatóprogram elsősorban nyilvántart: iktatószámot ad és vezeti az iktatókönyvet.
• Az iratkezelő rendszer az irat teljes útját kezeli: érkeztetés, bontás, iktatás, szignálás, ügyintézés, kiadmányozás, expediálás, irattár, selejtezés és levéltárba adás.
• Közfeladatot ellátó szerv a köziratokról szóló törvény szerint csak tanúsított iratkezelési szoftvert alkalmazhat. Vállalatoknál nincs ilyen előírás, de a tanúsított rendszer náluk is szabályos, naplózott iratkezelést biztosít.
• A PS DMS mindkét igényt kiszolgálja: indulhat az iktatással, és bővíthető a teljes iratkezelő rendszerré.

Iktatás a PS DMS-ben

1. Előzmény kereséseBejövő iratnál a rendszer előbb az előzményt kéri: ha az iratnak korábbi évből van előzménye, előirattal szerelt iktatás következik.
2. Alszámos iktatásHa az irat egy nyitott iktatókönyvben lévő főszámhoz csatolható, a meglévő főszám alá kerül.
3. Főszámos iktatásHa nincs előzmény, új ügyirat indul új főszámmal.
4. IktatószámAz iktatószám előtagból, főszámból, alszámból és évszámból áll. A főszám az iktatókönyvön belül egyedi, és minden szervezeti egység évente új iktatókönyvet nyit.

• Bejövő, kimenő és helyben maradó irat iktatása, az érkeztetési adatok átemelésével.
• Téves iktatásnál az irat nem törlődik, csak érvénytelen státuszt kap; az iktatószám megmarad.
• Iratpéldányok és elő-, utóiratok kezelése, ügyirat szerelése és szétszerelése.
• Külső szakprogram szabványos webes interfészen kérhet iktatószámot az automatikus iktatáshoz.
• Iktatás után szignálás, ügyintézés és határidő-figyelés ugyanabban a rendszerben.

Tipikus iktatási helyzetek

1. Bejövő iratÉrkeztetés és bontás után iktatás. Az érkeztetési adatok egy kattintással átemelhetők az iktatásba, így nem kell újra beírni őket.
2. Kimenő iratÚj kimenő iktatás az ügyirathoz. Ha a választott főszámot már egy másik ügyirathoz szerelték, a rendszer nem engedi a mentést.
3. Helyben maradó iratBelső irat, például feljegyzés vagy utasítás; az iktatás az iratot indító szervezeti egység feladata.
4. Iktatás szakprogrambólKülső szakprogram szabványos webes interfészen kér iktatószámot, így a szakrendszerben keletkező irat is iktatva lesz.
5. Téves iktatásAz irat nem törlődik, csak érvénytelen iktatás státuszt kap, az iktatószám megmarad.
6. ÉvzárásÉv végén az érkeztetőkönyv, a főszámos iktatás és az iktatókönyv lezárható; utána a könyvbe nem lehet új főszámot iktatni, és a szervezeti egységek új iktatókönyvet nyitnak.

Iktatókönyvek, jogosultságok és nyomtatványok

• Érkeztető- és iktatókönyvek sorszám-intervallummal, szervezeti egységenként.
• Jogosultság menüpontra, könyvre és mezőre: beállítható, ki melyik iktatókönyvben olvashat, írhat vagy törölhet.
• Csoportos átvétel és átadási ív nyomtatása menüpontonként.
• Előadói ív nyomtatása egy irathoz vagy csoportosan, legfeljebb 50 főszámig.
• Lekérdezések az ügyiratforgalomról, az érkeztetett és iktatott iratokról, Excel-exporttal.

Kinek ajánljuk?

• Önkormányzatoknak, költségvetési szerveknek és más közfeladatot ellátó intézményeknek, ahol tanúsított szoftver kell.
• Önkormányzati és állami cégeknek, közműszolgáltatóknak.
• Vállalatoknak, ahol sok szerződést, számlát és levelezést kell nyilvántartani. Referenciáink között van a Nyomell Kft., ahol évente több tízezer számlát, fuvarlevelet és szerződést kezel a rendszer.

Bevezetés

A PS DMS böngészőből használható Windows, Linux és macOS alatt, a Mozilla Firefox vagy a Google Chrome aktuális verziójával. A modulok egyenként, több szakaszban is bevezethetők, a korábbi iktatókönyvek adatai átvehetők, a rendszer pedig az iratkezelési szabályzathoz igazítható.